Povinné informácie o certifikačnom procese podľa STN EN ISO/IEC 17065
Zodpovednosti a právomoci
certifikačného orgánu pre výrobky (ďalej len COV)
- COV a jeho personál nie sú pod vplyvom obchodných, finančných alebo iných záujmov, ktoré by mohli ovplyvňovať ich technickú a certifikačnú činnosť
- COV a jeho zamestnanci sa neangažujú v žiadnych činnostiach, ktoré by mohli ohroziť dôveru v certifikačnú činnosť
- neexistuje kapitálová, personálna, ani organizačná spojitosť certifikačného orgánu s výrobou (vrátane výstupnej kontroly a skúšania)
- COV má pre kvalitné vykonávanie činnosti vytvorené všetky personálne i materiálne predpoklady v zmysle STN EN ISO/IEC 17065: 2013
- COV pracuje a aktívne sa podieľa na všetkých svojich činnostiach v súlade s platným systémom kvality, ktorý je zavedený a udržiavaný v súlade s STN EN ISO/IEC 17065: 2013 ako aj predpísanými postupmi a zásadami
- Certifikačný orgán v plnom rozsahu zodpovedá za prácu vykonanú jeho zamestnancami.
Spôsob získavania finančných prostriedkov
postačujúcich na zachovanie nestrannosti
Finančnú stabilitu SLM a COV zabezpečuje udržiavaním požadovanej likvidity a rentability, udržiavaním žiadúceho vzťahu medzi zložkami majetku a finančnými zdrojmi ich krytia a zabezpečovaním plánovanej ziskovosti. Finančné zdroje má zabezpečené vlastnou činnosťou. Manažérstvo zdrojov v SLM je popísané v ZPK kapitola 6.
Postup pri vybavovaní sťažností a odvolaní
Žaloby, sťažnosti a spory predložené COV jeho klientmi alebo ďalšími stranami sa môžu uplatniť v ktorejkoľvek etape certifikačného resp. posudzovacieho procesu a najneskôr do 30 dní po jeho ukončení (po odoslaní certifikátu, osvedčenia alebo oznámenia o negatívnom výsledku posudzovania).
Hlavné zásady riešenia sťažností a pripomienok k činnosti COV sú uvedené v kap. 8.2 ZPK. Všetky sťažnosti, žaloby a spory týkajúce sa činnosti COV sa evidujú v knihe sťažností. Postup pri vybavovaní predložených sťažností a sporov týkajúcich sa činnosti COV sa riadi podľa SK-P06-03 "Sťažnosti, reklamácie, pripomienky a odvolania ". Poverený zamestnanec pre vybavovanie sťažností, žalôb a sporov týkajúcich sa činnosti COV je nezainteresovaná osoba.
Proti rozhodnutiu certifikačného orgánu má dotknutý klient (ďalej len "klient" alebo "odvolateľ) právo podať odvolanie v lehote 15 dní odo dňa jeho oznámenia. Oznámením sa rozumie doručenie rozhodnutia klientovi na adresu registrovanú ako sídlo/miesto podnikania, alebo na adresu uvedenú v žiadosti klienta o certifikáciu. V prípade nedoručenia zásielky (vrátenie zásielky, neznámy adresát a pod.) sa uplatní fikcia doručenia dňom vrátenia zásielky SLM.
Odvolateľ podáva odvolanie orgánu, ktorý napadnuté rozhodnutie vydal, t.j. Slovenskej legálnej metrológii, n.o. Certifikačný orgán.
Odvolateľ môže odvolanie vziať späť, kým sa o ňom nerozhodlo. Ak odvolateľ vzal odvolanie späť, nemôže sa znova odvolať.
Odvolanie musí obsahovať minimálne:
- označenie orgánu, ktorému je odvolanie určené
- označenie toho, kto odvolanie podáva
- označenie rozhodnutia, proti ktorému odvolanie smeruje
- uvedenie v akom rozsahu sa rozhodnutie napáda
- uvedenie, v čom odvolateľ rozhodnutie alebo postup súdu považuje za nesprávny
- určenie čoho sa odvolateľ domáha
- podpis odvolateľa a dátum vyhotovenia odvolania
Riaditeľ COV po doručení odvolania potvrdí jeho príjem a taktiež potvrdí jeho súvislosť s certifikačnou činnosťou, za ktorú je zodpovedný. V pozitívnom prípade vybavuje a zodpovedá za priebeh odvolacieho konania podľa tejto smernice. Takisto zodpovedá za zhromažďovanie a overovanie všetkých potrebných informácii, potrebných k vydaniu rozhodnutia o odvolaní.
O odvolaní rozhoduje komisia vymenovaná Riaditeľom COV, pozostávajúca z nezainteresovaných osôb, ktoré neboli účastníkom certifikačných činností súvisiacich s odvolaním. Počet členov komisie je nepárny (ďalej len "Komisia"). Aby sa zabránilo konfliktu záujmov, osobami účastnými a súčinnými v odvolacom konaní nie sú osoby, ktoré poskytli klientovi v danej veci konzultácie, alebo boli zamestnaní u klienta, a to po dobu dvoch rokov od skončenia konzultácií pre klienta alebo od ukončenia pracovnoprávneho alebo iného obdobného vzťahu s klientom.
Komisia preskúma napadnuté rozhodnutie v celom rozsahu; ak je to nevyhnutné, doterajšie konanie doplní, prípadne zistené vady odstráni. Ak sú pre to dôvody, komisia rozhodnutie zmení alebo zruší, inak odvolanie zamietne a rozhodnutie potvrdí. COV oboznámi odvolateľa s výsledkom odvolacieho konania.
Proti rozhodnutiu odvolacieho orgánu o odvolaní sa nemožno ďalej odvolať.
COV prijíma následné kroky potrebné na vyriešenie odvolania podľa ZPK kap. 8.5, SK-P06-04 Riadenie nezhody a podľa SK-P06-07 Nápravná a preventívna činnosť.
Povinnosti a práva žiadateľa o certifikáciu a o schválenie systému kvality
Povinnosti a práva žiadateľov o certifikáciu a o schválenie systémov kvality sú upravované v príslušných zmluvách popr. žiadostiach o certifikáciu.
COV v zmluve alebo žiadosti o certifikáciu vyžaduje od klienta nasledovné:
- Klient je povinný poskytnúť Vykonávateľovi všetku potrebnú súčinnosť (v zmysle príslušných právnych predpisov riadne a včas podľa pokynov COV.
- Ak COV vyzve klienta na predloženie potrebnej dokumentácie v zmysle príslušných právnych predpisov, klient zodpovedá za jej správnosť a úplnosť, pričom je v prípade potreby povinný zabezpečiť na vlastné náklady jej úradný preklad do slovenského jazyka alebo iného jazyka, ktorý Vykonávateľ akceptuje na vlastné náklady. Z dokumentácie predloženej COV musí vyplývať jej platnosť a záväznosť.
- Klient je povinný dodržiavať príslušné právne predpisy a rešpektovať pokyny COV.
- Klient je povinný používať vydané certifikáty alebo osvedčenia iba v rozsahu a spôsobom uvedeným v príslušných právnych predpisoch a podľa pokynov COV a to tak, aby pri jeho používaní nemohlo dôjsť k zásahu do dobrej povesti alebo dobrého mena COV.
- Klient je povinný reprodukovať alebo použiť certifikáty alebo osvedčenia pre účely publikácie akéhokoľvek druhu vrátane inzercie iba v celosti a podľa pokynov Vykonávateľa, inak iba na základe predchádzajúceho písomného súhlasu Vykonávateľa.
- Klient je povinný používať značku zhody iba v rozsahu a spôsobom uvedeným v príslušných právnych predpisoch a podľa pokynov Vykonávateľa a musí sa odvolávať na certifikáciu v súlade s predmetom certifikácie.
- Klient je povinný zabezpečiť, aby žiadny dokument vydaný COV pri certifikácii výrobku (protokoly o uskutočnených skúškach, hodnotiace správy, záverečné protokoly, rozhodnutia o certifikácii a certifikáty) nemohol byť zneužitý alebo použitý iným spôsobom ako podľa príslušných právnych predpisov.
- Klient je povinný informovať COV o všetkých zmenách/úpravách na už certifikovanom výrobku, ktoré môžu ovplyvniť jeho zhodu s požiadavkami na výrobok v zmysle príslušných právnych predpisov alebo podmienky platnosti vydaného certifikátu alebo osvedčenia;
- Klient je povinný ihneď po zastavení alebo zrušení certifikátu alebo osvedčenia prestať používať tieto dokumenty a všetky reklamné materiály, ktoré sa o ňom zmieňujú.
- Klient je povinný viesť záznamy o všetkých sťažnostiach týkajúcich sa certifikovaného výrobku a umožniť ich preskúmanie Vykonávateľom. Klient je povinný prijať primerané opatrenia k takýmto sťažnostiam, ako aj na akékoľvek zistené nedostatky na produktoch, ktoré ovplyvňujú dodržiavanie požiadaviek na certifikáciu a túto činnosť dokumentovať.
- Klient je povinný umožniť pri vykonávaní prevádzkového auditu u výrobcu a v jeho prevádzkach účasť pozorovateľov podľa pokynov Vykonávateľa, ak je to potrebné.